安全工作处： 

XX（举办单位）拟定于XX年XX月XX日在XX地点举办XX（会议名称）会议，会议责任人XX（姓名），会议主要联系人XX（姓名+联络方式），参加人员合计XX人，其中外籍人员XX人，参会人员具体信息（国籍、单位、护照号等，可以附件形式提供），住宿地点（线上参会不用填写）。

特此说明。

XX学院/部门（公章）

XX年XX月XX日

注：此说明需至少在会议正式举办前3天填报信息，加盖举办单位公章后交给学校安全工作处101办公室。